جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری
سعید احمدی دانشگاه پیام نور سمیرا ملایی کاردانی کارشناسی ارشد رشته حقوق دانشگاه علمی کاربردی جزوه اصول گزارش نویسی
: « » « » :
:
« » « » :
؟
ً ؛ :
) ً ؟
( ً ً ً ً :
» : ؟ «
) ؛ ً ؛ 
« » : :
:
) ) ( )
) : ً ” ” ” ” ) ) ) ) ) ) ) :
) : ) : ؟ ) : :
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
ً ) ( )
:
• – • • • ( )
) : ) ) ( )
( )، :
) ( ) ) ( ) ) ) ( ) ) ( )
– ( ) ؟
– ؟
– ؟
– ( ) ؟
– ( ) ( ) ؟
– ؟
دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه .
3) انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش)
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاعملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را .
4) جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلا با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شدًًه می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. هر چند وجود اطلاعات صحیح و دقیق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودی خود موادی خام هستند که گزارشگر باید بتواند آن ها را طبقه بندی و تنظیم کند و در مرحله بعد مورد تفسیر و تحلیل قرار دهد و آن گاه دست به استنتاج بزند .
در مقام تشبیه می توان آمار و اطلاعات را به مواد خام برای آشپزی تشبیه نمود، درست است که برای پختن غذا مواد خام به مقدار کافی و به صورت مناسب لازم است ترکیب این مواد به صورت درست است که از آن هاغذایی ماکول می پزد. اطلاعات و آمار نیز آن گاه معنی دار می شود که طبقه بندی و تنظیم و سپس تفسیر و تحلیل شوند .
– تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف) طبقه بندی داد هها ب) عینیت گرایی ج) تحلیل داده های کیفی د) تحلیل داده های
کمی
اطلاعات به طور کلی یا مقداری است یا غیر مقداری. تجزیه و تحلیل اطلاعات مقداری آسان تر است، زیرا با استفاده از روش های آماری قابل تحلیل و بررسی است. در بسیاری از موارد می توان اطلاعات غیر مقداری را هم به اطلاعات مقداری تبدیل نمود تا نسبت به پاسخ و تقلیل اشتباهات اطمینان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غیر مقداری یا کیفی مانند رنگ مو یا نژاد، ملیت ،
کدگذاری، درصدها و کسرها به صورت کمی ارایه داد .
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است:
الف) مشاهدات و اطلاعات کیفی شمارشی و به صورت عدد منعکس گردد.
ب) اطلاعات و حقایق کیفی به صورت درصد ( پورسانت ) ذکر شود.
ج) اطلاعات و مشاهدات کیفی به صورت درجات و طبقات بیان شود ( مانند درجه یک، درجه دو که حاکی از درجه کیفیت باشد).
د) تمایلات شخصی افراد را نسبت به امری به صورت جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری طبقه بندی شود و برای هر درجه و طبقه نمره ای و ارزشی تعیین گردد.
مثلاً در مورد تمایل افراد به دیدن مسابقه فوتبال ممکن است آن ها را به سه طبقه ی الف، ب و ج طبقه بندی نمود و سپس برای هر طبقه نمره ای در نظر گرفت .
5) تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج)
پس از آن که اطلاعات دسته بندی و تجزیه و تحلیل شد، گزارشگر می تواند بر اساس تجزیه و تحلیل آماری ،اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مشکل موفق گردد. برای آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به نتیجه برسد و در توجیه منطقی و مستدل به منظور رسیدن به کنه مطلب و پاسخ مشکل موفق گردد
لازم است استدلال خود را کاملاً مشخص نماید. معمولاً جهت استدلال و نتیجه گیری از روش های استقرار، قیاس و تمثیل استفاده می شود .
6) نتیجه گیری
در این مرحله گزارشگر پس از ذکر مختصر درباره مشکل، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را برای ارایه در گزارش خود آماده می سازد .
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که در صفحات قبل درباره مرحله یک گزارش نویسی آمده ،شرح جامع تهیه مقدمات و برنامه ریزی بود که معمولاً با تهیه گزارش هایی سروکار داریم که مختصروکوتاه هستند و غالب گزارش های اداری را شامل می شوند
.
لذا برای این نوع گزارش ها به شرح مختصر مرحله یک یعنی تهیه مقدمات و تدارکات می پردازیم .
این مقدمات عبارتند از:
1) جمع آوری کلیه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
2) بررسی اجزاء:
الف) تعیین ارزش نسبی هر جزء ب) حذف اجزای نا مربوط و زائد ج) افزودن اجزای فراموش شده
3) برای آن که بدانیم چه چیزی را باید افزود و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف) چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب) چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که جزوه اصول انعقاد قرارداد و پیمانکاری گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی نباشد)ج) ؟ ) ؟
) :
؟ ؟ ؟ ؟ ؟ ؟
: :
) ( ) ( ) ) ( ) ) :
– – – ( ) :
ً ) سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات برای تأیید پیشنهادات گردد.
در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه می شود و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم
،پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد .
بنابراین شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصیت او در نحوه تنظیم گزارش عاملی بسیار مهم بشمار می رود .
اصل تأکید در گزارش
چون خوانندگان گزارش معمولاً آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند بنابراین لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد.این امر در مورد نکات عمده ی هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات شود. خوانندگان گزارش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات بخاطر می سپارند. قدرت به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی گزارشخواه بستگی به این دارد که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که گزارشخواه قبلاقبلاً می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط دهد .
معمولاً تعداد نکات عمده نباید از هفت یا هشت مورد تجاوز کند .
چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟
الف) جای نکته در گزارش، همانطور که قبلاً گفته شد باید آغاز و پایان گزارش باشد .
ب) اندازه و تناسب:
مقدار فضایی که برای یک نکته و یا مطلبی در نظر گرفته می شود، تعیین کننده اهمیت آن است .هرچه نکته ای مهمتر باشد جای زیادتری را به خود اختصاص می دهد .
ج) زبان تأکید:
کلمات همگی از قوت و اثر بخشی یکسانی برخوردار نیستند جملات باید روشن، محکم و مؤثر باشند. بکاربردن قیود و عبارات وصفی مانند ” مهمترین عامل ” ، ” نکته
اساسی ” و ) :
) :
******** ************** ً ً ) ً :
************* ************** – ً ) ً
فهرست مطالب